5 Kebiasaan Pencatatan Keuangan yang Memudahkan Audit

Banyak tim keuangan baru sibuk merapikan dokumen ketika jadwal audit sudah dekat. Akibatnya, waktu habis untuk mencari bukti transaksi, menjelaskan selisih, dan menjawab pertanyaan yang sebenarnya bisa dicegah. Kabar baiknya, sebagian besar hambatan itu bisa diatasi dengan kebiasaan pencatatan yang konsisten setiap hari.

1. Catat transaksi di hari yang sama

Transaksi yang dicatat terlambat cenderung kehilangan konteks: siapa yang menyetujui, untuk keperluan apa, dan dokumen apa yang menyertainya. Biasakan mencatat transaksi pada hari terjadinya, lengkap dengan keterangan singkat yang bisa dipahami orang lain.

2. Simpan bukti dengan penamaan yang seragam

Bukti transaksi yang tersimpan rapi menghemat waktu paling banyak saat audit. Sepakati satu pola penamaan file, misalnya tanggal, nomor dokumen, lalu nama vendor, dan simpan di folder per bulan.

3. Rekonsiliasi rutin, bukan menjelang tutup buku

Rekonsiliasi bank dan akun utang-piutang yang dilakukan setiap minggu membuat selisih kecil cepat ketahuan, sebelum menumpuk dan sulit ditelusuri.

4. Pisahkan tugas pencatat dan penyetuju

Pemisahan tugas adalah salah satu pengendalian internal yang paling sering diperiksa auditor. Orang yang mencatat transaksi sebaiknya tidak sama dengan orang yang menyetujui pembayaran.

5. Dokumentasikan kebijakan akuntansi

Kebijakan yang hanya ada di kepala satu orang akan menyulitkan saat orang itu tidak ada. Tuliskan kebijakan penting secara ringkas, seperti batas kapitalisasi aset, metode penyusutan, dan alur persetujuan biaya.

Mulai dari yang paling berdampak

Tidak perlu menerapkan semuanya sekaligus. Pilih satu atau dua kebiasaan yang paling sering menjadi masalah di tim Anda, jalankan selama satu periode, lalu evaluasi hasilnya. Pelatihan akuntansi dan audit internal dapat membantu tim menyusun prosedur yang sesuai dengan kondisi perusahaan.